Karyawan adalah biaya terbesar sekaligus aset terpenting banyak usaha kecil, tetapi pengelolaannya sering masih memakai buku tulis dan grup chat. Absensi dicatat manual, jadwal shift berubah-ubah, dan slip gaji dibuat di akhir bulan dengan terburu-buru. Artikel ini menunjukkan cara mengelola karyawan toko dengan Bakasir: dari akun dan peran kasir, shift, absensi, sampai cuti dan payroll sederhana lewat plugin HRM.
Mengelola karyawan toko: mulai dari akun, peran, dan PIN
Setiap orang yang bekerja dengan Bakasir punya akun sendiri. Di Staf → Daftar Staf, klik Staf Baru, isi nama, email, dan telepon, lalu pilih outlet tempat orang itu bekerja serta perannya. Ada tiga peran tetap:
| Peran | Gambaran akses |
|---|---|
| Pemilik | Akses penuh, termasuk plugin dan tagihan |
| Manajer | Dasbor, laporan, produk, inventori, pembelian; hanya mengelola akun Staf; pengaturan hanya lihat |
| Staf (kasir) | Berjualan; hanya melihat penjualan sendiri; diskon manual, refund, dan pembatalan perlu persetujuan |
Untuk aplikasi kasir Desktop dan Android, setiap orang mendapat PIN operator 6 sampai 12 angka lewat menu aksi Atur PIN operator. PIN harus berbeda untuk tiap orang dan terpisah dari kata sandi. Desktop juga bisa memakai kartu RFID atau NFC sebagai badge login. Prinsip yang baik: berikan peran terkecil yang cukup. Manajer hanya untuk orang yang harus menyetujui diskon dan melihat laporan. Detailnya ada di panduan mengelola tim.
Batas staf per paket
Jumlah staf dibatasi paket Anda per outlet. Paket Gratis mencakup pemilik ditambah satu kasir; paket Mulai tiga staf per outlet; paket Tumbuh sepuluh staf per outlet. Staf tambahan Rp15.000 per staf per bulan. Bakasir memberi tahu saat batas tercapai. Harga dan batas dapat berubah, jadi periksa halaman harga.
Shift kerja: jam masuk, istirahat, dan toleransi
Buka Staf → Shift Kerja dan klik Tambah Shift. Atur nama shift, jam mulai, jam selesai, istirahat, dan toleransi keterlambatan. Nyalakan opsi Shift Malam untuk shift yang melewati tengah malam. Setelah shift dibuat, tetapkan ke setiap anggota saat membuat atau mengubah akunnya. Dasbor memiliki kartu Shift yang membandingkan penjualan tiap shift, jadi Anda dapat melihat shift mana yang paling produktif.
Absensi: dari grid bulanan sampai absen di kasir
Absensi terlihat di Staf → Kehadiran sebagai kisi bulanan untuk setiap anggota tim dengan status Hadir, Absen, Terlambat, Setengah Hari, Cuti, Libur Nasional, Libur, dan Kerja dari rumah. Cara mengisinya:
- Kasir absen masuk dan absen pulang langsung dari aplikasi Desktop atau Android. Beranda menampilkan jam masuk sejak kapan.
- Pemilik dan Manajer memakai Absen Masuk dan Absen Pulang di kartu Shift saya, atau menandai kehadiran per hari lewat Tandai kehadiran.
Absensi dari perangkat kasir menghemat waktu karena data langsung masuk tanpa dicatat ulang. Untuk pembacaan lanjut atas kinerja per orang, buka Laporan Staf yang membandingkan penjualan tiap anggota tim.
Apa tambahan dari plugin HRM Suite
Daftar staf, shift, dan absensi sudah ada tanpa plugin. Plugin HRM Suite mengganti menu Staf dengan menu HRM yang menambah:
- Dasbor HRM: jumlah staf, hadir hari ini, cuti hari ini, cuti menunggu, libur mendatang, dan lowongan terbuka.
- Cuti: staf mengajukan cuti (tahunan, sakit, tanpa bayaran, atau lainnya), dan Manajer menyetujui atau menolak. Pengajuan yang menunggu juga muncul di lonceng, dan beberapa pengajuan bisa diputuskan sekaligus.
- Hari Libur: kalender hari libur nasional, perusahaan, atau cuti bersama, per toko atau semua toko.
- Penggajian: catatan gaji, slip gaji, dan keterhubungan ke akuntansi.
- Rekrutmen: lowongan, kandidat, jadwal wawancara, dan halaman karier publik.
HRM Suite Rp99.000 per bulan, atau Rp199.000 per bulan sebagai paket Back-Office bersama Akuntansi; paket Enterprise sudah menyertakannya. Harga dapat berubah. Panduannya ada di HRM: cuti, penggajian, dan rekrutmen.
Payroll sederhana: apa yang dilakukan, apa yang tidak
Penting untuk jujur soal batasnya. Penggajian di Bakasir adalah catatan yang Anda isi: siapa, kapan, berapa gaji bersih, dan dibayar lewat apa. Bakasir tidak menghitung gaji dari data kehadiran untuk Anda. Perhitungan komponen seperti potongan dan pajak penghasilan karyawan tetap Anda lakukan di luar Bakasir, lalu angka akhirnya dicatat di sini. Cara kerjanya:
- Di HRM → Penggajian → Pengaturan Penggajian, pilih metode pembayaran bawaan, tanggal gajian, dan apakah catatan masuk ke akuntansi.
- Klik Tambah Manual, pilih tanggal dan staf, isi gaji bersih, metode bayar (transfer bank, tunai, atau cek), dan status (Belum Dibayar atau Dibayar).
- Pada baris gaji, unduh slip gaji sebagai PDF, atau kirim lewat email atau WhatsApp. Email butuh alamat email di akun staf, dan WhatsApp butuh nomor telepon.
Saat catatan disimpan sebagai Dibayar dan opsi akuntansi aktif, Bakasir menulis biaya Gaji sehingga masuk ke laba rugi sebagai beban gaji. Jangan memasukkan gaji yang sama lagi di Pembelian → Pengeluaran. Catatan yang masih Belum Dibayar melewati tanggalnya tampil Terlambat, sehingga Anda tidak lupa membayar.
Rekrutmen dan halaman karier
Bila Anda butuh orang baru, HRM → Rekrutmen memungkinkan Anda membuka lowongan lengkap dengan departemen, lokasi, jenis pekerjaan, dan kolom wajib bagi pelamar. Lowongan terbuka tampil di halaman karier publik, yaitu alamat toko Anda diikuti /careers. Kandidat dipindah antar tahap seperti Wawancara, Diterima, atau Ditolak, dan wawancara dijadwalkan di kalender. Berkas kandidat bersifat privat dan hanya untuk Pemilik dan Manajer.
Kebiasaan yang membuat pengelolaan karyawan ringan
- Satu orang, satu akun. Jangan berbagi login kasir, supaya jejak transaksi jelas.
- Nonaktifkan, jangan hapus, bila seseorang berhenti sementara. Hapus hanya jika benar-benar tidak diperlukan.
- Tinjau kehadiran mingguan, bukan menunggu akhir bulan.
- Cocokkan shift dengan jam sibuk. Peta panas Jam sibuk di Dasbor menunjukkan kapan perlu lebih banyak orang; baca laporan penjualan harian.
- Aktifkan 2FA untuk staf di Pengaturan → Keamanan bila Anda ingin lapisan keamanan tambahan.
Langkah berikutnya
Mulai dengan membuat akun dan PIN untuk setiap kasir, atur satu atau dua shift, lalu coba absen dari aplikasi kasir selama seminggu. Tambahkan HRM Suite saat Anda butuh cuti, penggajian, atau rekrutmen. Pelajari juga bagaimana batas staf tiap paket memengaruhi biaya Anda di checklist memilih aplikasi kasir.
Siap mencoba sendiri? Paket Gratis berlaku selamanya dan tanpa kartu kredit.
Baca juga
Laporan Penjualan Harian: 10 Angka yang Perlu Dipantau Pemilik Usaha
Cara Memilih Aplikasi Kasir untuk UMKM: Checklist Lengkap
Pajak UMKM dan Kasir: PPN, Struk, dan Ekspor Faktur Pajak
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah absensi dan shift butuh plugin HRM?
Tidak. Daftar staf, shift kerja, dan kehadiran tersedia tanpa plugin. HRM Suite menambah cuti, hari libur, penggajian, dan rekrutmen.
Apakah Bakasir menghitung gaji otomatis dari absensi?
Tidak. Payroll di Bakasir adalah catatan gaji bersih yang Anda isi, lengkap dengan slip gaji dan pencatatan ke akuntansi. Perhitungan komponen gaji dilakukan di luar aplikasi.
Bisakah kasir absen dari ponsel mereka sendiri?
Kasir absen masuk dan pulang dari aplikasi Desktop atau Android yang terpasang di perangkat kasir. Pemilik dan Manajer juga bisa absen dari Portal.
