Di apotek, satu kotak obat bukan sekadar satu barang. Setiap kotak punya nomor batch dan tanggal kedaluwarsa, dan obat yang kedaluwarsa tidak boleh sampai ke tangan pelanggan. Aplikasi kasir apotek yang baik harus tahu batch mana yang dijual lebih dulu, memperingatkan bila ada yang hampir habis masa pakainya, dan tetap cepat di meja kasir. Artikel ini menjelaskan cara Bakasir menangani batch dan tanggal kedaluwarsa dari pembelian sampai penjualan.
Aplikasi kasir apotek: mulai dari tampilan Apotek
Saat mendaftar dengan jenis usaha Apotek, kasir Anda memakai tampilan Apotek. Tampilan ini hanya tersedia untuk usaha apotek. Isinya dirancang untuk obat:
- Pencarian obat yang cepat, dengan stok dan tanggal kedaluwarsa terdekat tampil di hasil.
- Mode Resep dan Bebas, yang bisa dipindah dengan tombol F4.
- Kolom Aturan pakai, seperti 3 x 1, Sesudah makan, atau Sebelum makan.
- Pintasan keyboard di Web POS: F2 untuk cari, F4 untuk ganti Resep dan Bebas, F8 untuk tahan, dan F9 untuk bayar.
Tampilan yang sama tersedia di aplikasi Desktop dan Android. Lihat ringkasan Web POS untuk perbandingan semua gaya kasir.
Catat batch dan kedaluwarsa saat barang masuk
Disiplin batch dimulai saat penerimaan. Di Pembelian → Pembelian, setiap baris produk punya isian No. Batch dan Tanggal Kedaluwarsa. Isi keduanya dari kemasan obat saat barang tiba, lalu ubah status menjadi Diterima. Satu produk bisa punya beberapa batch sekaligus di stok, masing-masing dengan jumlah dan tanggal kedaluwarsanya sendiri.
Bila Anda sudah memegang stok awal, kolom nomor batch dan tanggal kedaluwarsa juga tersedia saat mengimpor data. Mesin migrasi dari aplikasi kasir lama dapat membawa nomor batch dan kedaluwarsa bila ekspor lama menyimpannya; lihat panduan pindah aplikasi kasir. Panduan pembelian lengkap ada di membeli dari pemasok.
Saat menjual: batch terdekat kedaluwarsa tampil lebih dulu
Ketika kasir memilih obat yang punya batch, Bakasir meminta batch dipilih. Urutannya sudah membantu:
- Batch dengan kedaluwarsa paling dekat tampil di atas dan terpilih lebih dulu, ditandai Kedaluwarsa pertama.
- Batch yang segera habis masa pakainya ditandai Segera kedaluwarsa.
- Batch yang sudah kedaluwarsa tidak bisa dijual. Sistem menolak penjualannya.
- Kasir mengisi aturan pakai bila diperlukan, lalu melanjutkan pembayaran seperti biasa.
Pola ini membantu apotek menjual stok lama lebih dulu sehingga obat tidak sempat menumpuk dan kedaluwarsa di rak belakang.
Pantau obat yang akan atau sudah kedaluwarsa
Ada tiga alat yang berguna:
- Item Kedaluwarsa di tampilan Apotek: daftar batch yang belum terjual tetapi sudah lewat tanggal kedaluwarsa. Tampilan menegaskan bahwa batch itu harus dikeluarkan dari stok yang dapat dijual.
- Cek Stok: daftar obat yang berada pada atau di bawah titik pesan ulang.
- Peringatan batch kedaluwarsa di Pengaturan → Notifikasi: tentukan berapa hari sebelum kedaluwarsa Anda ingin diberi tahu. Batch yang mendekati kedaluwarsa masuk ke kategori notifikasi stok.
Karena angka-angka ini bergantung pada data yang Anda masukkan, kebiasaan mengisi batch dan tanggal di setiap penerimaan menentukan seberapa berguna peringatannya.
Mengeluarkan obat kedaluwarsa dari stok
Obat yang kedaluwarsa sebaiknya dicatat, bukan diam-diam dihilangkan. Gunakan Inventori → Penyesuaian Stok dengan alasan Kedaluwarsa, pilih pengurangan, dan kirim. Pergerakan ini tampil di Aktivitas Stok sehingga ada jejak yang jelas, dan nilainya ikut terlihat dalam laporan persediaan. Untuk obat yang dikembalikan ke pemasok, gunakan retur pembelian. Panduan stok selengkapnya ada di mengendalikan stok.
Retur dan refund tetap menjaga batch
Ketika penjualan di-refund atau dibatalkan, semua barang kembali ke stok outlet, termasuk batch di apotek. Untuk refund atau pembatalan oleh kasir Staf, sistem meminta persetujuan PIN Manajer atau Pemilik, sehingga keputusan yang berdampak pada stok dan uang tidak berada di satu orang. Lihat refund dan pembatalan.
Metode biaya: pilih yang cocok untuk obat
Di Pengaturan → Sistem Anda dapat memilih metode costing: Rata-rata Bergerak (bawaan), FIFO, atau Spesifik Batch. Untuk apotek, FIFO atau Spesifik Batch memberi harga pokok yang mengikuti batch yang benar-benar terjual, berguna bila harga beli tiap batch berbeda. Perubahan metode hanya berlaku untuk pergerakan stok berikutnya.
Stok opname rutin
Cocokkan angka sistem dengan rak lewat Inventori → Stok Opname. Hitung per rak atau per golongan obat, simpan draf, lalu posting. Saat menghitung, sekalian periksa tanggal kedaluwarsa di kemasan. Jadwal yang realistis adalah opname sebagian tiap minggu dan menyeluruh tiap bulan.
Tetap jalan saat internet bermasalah
Apotek tidak bisa menutup loket karena sinyal. Aplikasi Desktop dan Android menyimpan penjualan di perangkat dan mengirimnya saat koneksi kembali. Jika stok server ternyata sudah tidak cukup saat sinkron, penjualan menunggu di Konflik Sinkronisasi untuk Anda putuskan. Selengkapnya di artikel kasir offline.
Sebelum mulai dipakai penuh, minta apoteker atau asisten mencocokkan 20 batch di rak dengan data di Bakasir: nomor batch, tanggal kedaluwarsa, dan jumlah. Temuan di tahap ini murah untuk diperbaiki, sedangkan temuan setelah pelanggan terlibat jauh lebih mahal.
Langkah berikutnya
Siapkan 10 obat pertama dengan batch dan kedaluwarsanya, jual satu, lalu periksa apakah batch yang terpilih sesuai harapan. Rincian paket tersedia di halaman harga.
Siap mencoba sendiri? Paket Gratis berlaku selamanya dan tanpa kartu kredit.
Baca juga
Manajemen Stok Toko Kelontong dan Minimarket: Stok Menipis, Opname, Transfer Outlet
Kasir Offline: Tetap Jualan Saat Internet Mati
Laporan Penjualan Harian: 10 Angka yang Perlu Dipantau Pemilik Usaha
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah batch yang sudah kedaluwarsa bisa terjual secara tidak sengaja?
Batch yang sudah kedaluwarsa tidak bisa dijual di kasir. Batch yang akan segera kedaluwarsa ditandai Segera kedaluwarsa agar kasir dan apoteker bisa mengambil keputusan.
Apakah Bakasir menggantikan pelaporan apotek ke otoritas?
Tidak. Bakasir adalah aplikasi kasir dan stok. Kewajiban pencatatan dan pelaporan yang diatur regulasi tetap harus dipenuhi apotek sesuai ketentuan yang berlaku.
Bisakah apotek memakai tampilan kasir Apotek jika jenis usahanya toko?
Tampilan Apotek hanya terbuka untuk usaha dengan jenis apotek. Pilih jenis usaha Apotek saat mendaftar agar tampilan ini tersedia.
